Persondatapolitik

Persondatapolitik for Gentofte Kommunalforening
Hos Gentofte Kommunalforening (GKF) bestræber vi os altid på at beskytte dine og andres personoplysninger bedst muligt. Det gør vi, fordi vi gerne vil værne om den grundlæggende rettighed til privatlivets fred.

Vi behandler alle personoplysninger fortroligt, vi videregiver ikke personoplysninger uden lov og vi bestræber os på altid at overholde gældende lovgivning og god dataetik vedrørende behandling af personoplysninger.

Nedenfor kan du læse generelt om de oplysninger vi indsamler, behandler og opbevarer hos GKF. Vi fortæller dig altid i den konkrete situation, hvad det konkrete formål er, samt hvilke yderligere rettigheder du har.

Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til politikken eller ønsker at udøve dine datarettigheder, er du velkommen til at kontakte os. Du finder vores kontaktoplysninger nederst på siden.

Hent Persondatapolitik for Gentofte Kommunalforening som PDF

.

Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger kan være mange ting. Det er ofte navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdato, CPR-nummer, billeder mv. Det kan også være oplysninger, som kombineret med andre data fortæller noget om en person. Det kunne være information i et CV, eksamenspapirer, udtalelser, referencer, personlighedstests, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold mv.

Ofte vil de personoplysninger vi behandler være i kategorien almindelige oplysninger, men da oplysninger om bl.a. fagforeningsmæssige tilhørsforhold falder under kategorien følsomme personoplysninger, kan det ikke udelukkes, at vi behandler følsomme personoplysninger om dig. Uanset hvilken kategori af oplysninger vi behandler, behandler vi altid oplysningerne sikkert og fortroligt.

Hvilke personoplysninger behandler vi og til hvilket formål?
Afhængig af relationen til os, behandler vi personoplysninger på forskellig måde og til forskellige formål. 

Vi behandler dine oplysninger, hvis du falder under en af følgende kategorier:

– Besøger vores hjemmeside
– Er medlem af GKF
– Når man er ansat i Gentofte Kommune under GKF’s forhandlingsområde, men ikke er medlem

På de næste emnefaner kan du se, hvad der gælder for den specifikke behandling

Når man besøger vores hjemmeside

Formål
Når man besøger vores hjemmeside, sætter man et ”fodaftryk” i form af en IP-adresse i kombination med cookies. IP-adressen kan blive videregivet til 3. part, med det formål at opsamle.

Læs mere om vores brug af cookies i vores cookiepolitik (link: https://g-kf.dk/homepage/cookie-information/ ).

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse (Artikel 6. stk.1. litra f), idet vi
afvejer at opsamling og videregivelse af besøgsadfærd på vores hjemmeside i forbindelse med
statistik, ikke bryder med den besøgendes grundlæggende rettigheder.
Man kan til en hver tid fravælge at denne videregivelse sker, ved at ændre indstillinger for 3. parts
cookies i sin browser.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles personoplysninger i form af IP-adresse, samt besøgsadfærd. Der indsamles kun
personoplysninger, som den besøgende selv afgiver.

Modtagere af personoplysninger
Vi videregiver indirekte og direkte personoplysninger til Google. Selskabet er beliggende i USA. Der
er indgået databehandleraftaler med Google og det er verificeret, at Google er en del af EU’s
certificeringsaftale “Privacy Shield”, som sikre at selskaber i USA behandler personoplysninger i
henhold til gældende EU lovgivning.

Opbevaring af personoplysninger
De data vi indsamler til statistik, opbevares i 26 måneder hos Google Analytics, hvorefter de
automatisk slettes.

Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke i forbindelse med automatiske afgørelser og
profilering hos GKF. Det må dog forventes at Google i en vis grad benytter besøgsadfærd til deres
interne profilering.

Links til andre hjemmesider
Der kan på hjemmesiden være links til andre hjemmesider eller samarbejdspartnere. Vi kan ikke
holdes ansvarlige for indholdet på disse hjemmesider eller hjemmesidernes indsamling af
personoplysninger.

Når man er medlem af GKF
Formål
Når man melder sig ind i GKF behandler vi personoplysninger til en række formål:
• Generel medlemsadministration
• I forbindelse med arrangementer og kurser
• I forbindelse med faglig rådgivning, mv.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Afhængigt af formålet, kan behandlingen ske under følgende retsgrundlag:
• Generelle ansættelsesretlige forhold og overenskomst – Databeskyttelseslovens §12
• Personnummer (CPR) – Databeskyttelseslovens §11
• Opfyldelse af aftalen om medlemskab – Forordningens artikel 6. stk.1. litra b
• GKF’s legitime interesse i behandlingen – Forordningens artikel 6. stk.1. litra f
• Behandling af fortrolige og følsomme personoplysninger, som ikke dækkes af ovenstående – Forordningens artikel 6 stk. 1 litra a eller artikel 9 stk. 2 litra a

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der behandles generelt følgende kategorier af personoplysninger:
• Navn, adresse og øvrige kontaktoplysninger
• Ansættelsesmæssige forhold, herunder løn mv.
• Personnummer (CPR)
• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
• Personoplysninger til brug for arbejdsskade og arbejdsretslige sager
Personoplysninger indsamles ofte direkte hos den registrerede, men kan også blive videregivet fra arbejdsgiver, myndigheder mv.

Modtagere af personoplysninger
I udgangspunktet videregives dine oplysninger ikke uden for GKF, med mindre det er et krav som følger af overenskomster eller retslige forpligtelser. I visse tilfælde videregives dine personoplysninger med dit samtykke, eks. til Gentofte Kommunes lønkontor, hvis du har givet samtykke til at kontingent trækkes over din løn.

Opbevaring af personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger i den tid du er medlem af GKF og så længe det tjener et sagligt formål. Når du udtræder af GKF, sletter vi i udgangspunktet dine personoplysninger inden for 12 måneder. Oplysninger vedrørende kontingentbetaling slettes efter 5 år i henhold bogføringsloven.
Hvis dine personoplysninger indgår i sagsbehandling (eks. arbejdsskade), opbevares oplysningerne så længe det kræves i henhold til relevant lovgivning.

Når man er ansat i Gentofte Kommune, men ikke er medlem af GKF

Formål
Som ansat i Gentofte Kommune under GKF’s forhandlingsområde, reguleres dit ansættelsesforhold i henhold til overenskomst mellem GKF, Gentofte Kommune og KL. GKF behandler derfor dine personoplysninger til det formål at sikre, at dit ansættelsesforhold lever op til overenskomsten.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
GKF behandler primært dine personoplysninger under overenskomst jf. Databeskyttelseslovens §11 og §12.
Derudover kan GKF i visse tilfælde behandle dine personoplysninger som en del af en legitim interesse under Forordningens artikel 6. stk.1. litra b.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der behandles primært følgende kategorier af personoplysninger:
• Navn og øvrige kontaktoplysninger
• Ansættelsesmæssige forhold, herunder løn mv.
Personoplysninger videregives eller indsamles primært hos Gentofte Kommune.

Modtagere af personoplysninger
I udgangspunktet videregives dine oplysninger ikke uden for GKF, med mindre det er et krav som følger af overenskomster eller retslige forpligtelser.

Opbevaring af personoplysninger
Vi opbevarer dine personoplysninger i den tid du er ansat hos Gentofte Kommune og så længe det tjener et sagligt formål. Når ansættelse ophører hos Gentofte Kommune, sletter vi i udgangspunktet dine personoplysninger inden for 6 måneder.

Dine rettigheder
Med indførelsen af den nye Databeskyttelseslov og Databeskyttelsesforordning (GDPR) pr. maj 2018, har du som person en række rettigheder, som giver dig en høj grad af indsigt og selvbestemmelse over behandlingen af dine personoplysninger. Uanset din relation til GKF, har du følgende rettigheder.

Indsigt og berigtigelse: Du kan bede om indsigt i de personoplysninger vi behandler, samt bede om at få disse rettet, hvis de skulle være forkerte.

Sletning: De personoplysninger vi behandler, vil altid blive slettet, når formålet med at behandle dem ophører. Dog kan vi være forpligtet til at opbevare og behandle en række personoplysninger, hvis anden lovgivning kræver det. Du kan bede os om at slette de personoplysninger vi behandler om dig. Hvis ikke vi har anden retslig forpligtelse eller hvis formålet med behandlingen er ophørt, vil vi efterkomme dette.

Begrænsning: Du kan bede os om at begrænse brugen af dine personoplysninger. Denne ret gælder ikke for alle behandlinger, men dette oplyser vi dig om ved henvendelse.

Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, såfremt du ikke mener vi har lovligt grundlag for at behandle dem.

Dataportabilitet: Du kan få udleveret de personoplysninger du selv har givet os i et maskinlæsbart format.

Trække samtykke tilbage: Hvis vi behandler dine personoplysninger baseret på et samtykke, kan du på et hvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage.

Sådan retter du henvendelse
Hvis du retter henvendelse for at udøve en af dine rettigheder herover, så er det vigtigt for GKF, at vi ikke udleverer dine personoplysninger til andre end dig.
Derfor vil vi bede dig verificere din identitet, typisk pr. e-mail eller telefon. Du kan rette henvendelse til GKF’s kontaktoplysninger.

Sådan retter du henvendelse
Hvis du retter henvendelse for at udøve en af dine rettigheder herover, så er det vigtigt for GKF, at vi ikke udleverer dine personoplysninger til andre end dig.
Derfor vil vi bede dig verificere din identitet, typisk pr. e-mail eller telefon. Du kan rette henvendelse via de kontaktoplysninger der står øverst på denne side.

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du ikke mener vi har svaret fyldestgørende jf. lovgivningen. Vi opfordrer til at rette henvendelse til GKF inden en eventuel klage, så vi har mulighed for at afhjælpe og indgå i dialog.

Hits: 78